Comment bien communiquer sur des nouveaux locaux ?

Pour une entreprise, déménager est souvent un gros tournant pour son activité. Et quelle qu’en soit la raison, il est primordial de bien communiquer autour de cet événement majeur. Dans ce but, nous vous proposons nos conseils pour réussir votre communication. Ils vous serviront tout au long du processus de votre déménagement.

Déménager, c’est tout un symbole. La fin de quelque chose et le début d’une autre. Il faut donc l’assumer. Il peut y avoir des centaines de raisons, mais vous ne déménagez pas pour rien. Le message que vous envoyez à vos clients, vos partenaires et vos collaborateurs doit aussi être fort.

Chez EasyMovie, notre déménagement va nous permettre de doubler notre effectif. Nous pourrons alors proposer à nos clients un outil toujours plus performant. De ce fait, nous renforcerons nos relations avec nos clients et nos partenaires, ce qui nous permettra d’être plus ambitieux.

Communiquer avant le déménagement

Trois mois avant

Vos collaborateurs seront les premiers à être affectés par votre déménagement. Leur lieu de travail va changer, ce qui implique pour eux de nouvelles habitudes à prendre et un nouveau rythme de travail. Vous devez donc être très transparents avec eux sur ce sujet.

Trois mois avant le déménagement, commencez à impliquer vos équipes dans ce projet. Plus ils seront tenus au courant, moins ils vivront le changement brutalement. N’hésitez pas à organiser des visites de vos nouveaux locaux si vous en avez la possibilité. Expliquez aussi clairement le pourquoi du déménagement. Un espace plus grand pour accueillir plus facilement un grand nombre de collaborateurs par exemple. Pour faire simple, soyez clairs tout en créant de la cohésion autour de cet événement. 

Pour communiquer efficacement avec eux, utilisez des médias qu’ils suivront à coup sûr. Nous vous recommandons de créer une newsletter sur laquelle ils peuvent suivre chaque semaine l’avancée du projet. Faire un récap régulier sous la forme d’une vidéo facecam que vous publierez sur un Workplace peut également plaire à vos collaborateurs. Enfin, désignez une personne à contacter qui pourra répondre directement à leurs questions.

Un mois avant

Il est également important de renseigner auprès de vos salariés la nouvelle adresse de votre entreprise au moins un mois avant. Ils pourront alors prévoir en amont leur nouveau trajet afin d’être prêts le jour J. Vous pouvez aussi donner quelques informations sur le quartier. Avoir des informations sur les endroits notables des environs sera toujours un plus pour eux.

Dans le même temps, il vous faudra commencer à prévenir vos clients et partenaires les plus importants. Pour cela, contactez-les avec un mail qui détaille les points suivants : votre lieu de déménagement, la raison de ce changement de locaux et surtout ce que ça implique dans votre relation avec eux. Encore une fois une vidéo courte, facecam, où apparaissent les mots-clés de votre discours, est tout à fait pertinente.

 

Le jour J

Ça y est, c’est le premier jour dans vos nouveaux locaux ! Pour cette première journée, veillez à ce que tous vos collaborateurs se sentent bien. Accueillez-les par exemple avec un petit déjeuner que vous prendrez tous ensemble. Il est important qu’ils puissent tous s’y retrouver facilement. Les bureaux et outils de travail doivent être parfaitement indiqués.

Pensez à mettre à jour votre adresse sur les différents supports où elle apparaît. Les réseaux sociaux, les cartes de visites et les signatures mails doivent être impérativement à la bonne adresse.

Une fois le déménagement effectué, c’est aussi le moment idéal pour rendre cet événement mémorable. Marquez le coup en organisant une fête ou un cocktail. Conviez-y vos clients et vos partenaires. Ce sera une parfaite occasion de communiquer sur vos futurs projets et de valoriser l’image de votre entreprise.

 

Que faire une fois le déménagement terminé ?

Quinze jours plus tard

Vous vous installez et prenez vos marques petit à petit. Dans ce cadre, n’hésitez pas à demander des feed-backs à vos collaborateurs. Ils doivent se sentir bien dans ce nouvel environnement et leurs avis sont toujours les bienvenus. Vous pouvez faire passer des sondages ou encore organiser des entretiens individuels dans ce but.

 

Un mois après

Communiquez alors au grand public sur vos nouveaux locaux. Un mois après votre emménagement, il est de bon ton d’informer les personnes qui ne sont pas directement attachées à votre entreprise.

Diffuser un communiqué de presse est un bon moyen de toucher un large public. Vous pouvez également utiliser la vidéo qui permettra de mettre en valeur ce nouveau lieu de travail. En effet, elle sera très pertinente pour vos clients et partenaires qui comprendront vos nouveaux enjeux.

Certains plans présenteront différentes prises de vue des locaux. D’autres montreront vos collaborateurs en activité.  Une voix off ou du texte présentera enfin le contexte du déménagement ainsi que vos nouveaux objectifs. L’idée est de pouvoir montrer simplement à quoi va ressembler la vie de l’entreprise dans ce nouvel espace.

 


Vous voilà prêts pour votre déménagement. Vous pouvez également retrouver nos autres articles qui vous aideront à résoudre des problématiques d’entreprise.

 

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